Votre entreprise change de local ou va être bientôt rénovée ? Le déménagement requiert non seulement du temps et de l’argent, mais surtout un minimum de préparatifs pour que le transfert de toutes vos affaires se passe dans les meilleures conditions. La gestion des archives mérite en effet une longue réflexion car elle conditionne la préservation du bon fonctionnement de vos activités. Les quelques lignes qui suivent vous montreront les étapes à entreprendre pour réussir à gérer vos archives durant un déménagement à Genève.
Les préparatifs nécessaires
Il y a un grand nombre de choses auxquelles vous devez penser avant de déménager. La première est le lieu du transfert des archives, sa sûreté ainsi que les moyens d’y accéder. Ensuite, quand vous aurez décidé de la date, vous pourrez penser aux moyens humains et matériels à mettre en œuvre le jour J. Il vous faudra bien évidemment avoir une estimation du volume des archives à transporter. Pour faire rapide et simple, ne déplacez que ce qui est réellement nécessaire. Pensez à donner un rôle précis à chacun des acteurs, notamment à désigner l’archiviste. Il vous est aussi possible d’externaliser la gestion de vos documents, c’est-à-dire de tout confier à des professionnels spécialisés dans l’archivage à Genève. Vous n’aurez alors qu’à rédiger un cahier des charges et faire un suivi quant au suivi des instructions par les opérateurs. Pour éviter les éventuelles pertes, n’oubliez pas de mettre des numéros ou des noms sur les différents cartons et de les noter dans votre agenda pour pouvoir vérifier à la fin du déménagement. Pour que les déménageurs aient une idée précise de l’emplacement des différentes boîtes et pour que vous puissiez identifier facilement vos affaires, l’utilisation des codes couleurs peut être astucieux.
Quelques conseils pratiques
Notez que quoi que vous décidiez, que vous fassiez appel à une entreprise spécialiste de l’archivage ou que vous vous débrouilliez vous-même, l’essentiel est que vos documents soient transférés dans des conditions optimales. Veillez donc à ce que les moyens de transport soient bien adaptés au bon conditionnement des différentes boîtes. Cela évitera tout risque de dégradation durant le déménagement. Si vous avez opté pour un véhicule motorisé, l’idéal serait de choisir un chariot à étagères pour pouvoir ranger les boîtes délicatement sans les entasser d’une manière désordonnée. Ayez les bons réflexes de contrôle comme vous assurer que les cartons soient bien fermés et aisément maniables. Avant l’emballage, il est indispensable que vous vérifiiez l’état de vos archives pour ensuite relever les anomalies s’il y en a. Au départ du transporteur et à son arrivée, vous devez être sur les lieux. Utilisez des documents de traçabilité du rapatriement des affaires pour faciliter le suivi. Surtout, vous devez veiller à ce que le stockage des archives se fasse dans les meilleures conditions de conservation.
L’ultime étape à ne pas négliger
La dernière étape et non la moindre est le récolement des archives. Cette phase qui suit le déménagement permet de retrouver aisément les différents documents déplacés. Pour cela, vous devez dresser une liste des archives transférés à leur nouveau local, avec leur emplacement précis. À ce stade-là vous vous apercevrez facilement des documents qui manquent ou ceux qui sont mal rangés. Dans le cas où certaines boîtes sont abîmées, vous le saurez à ce moment là et pourrez ainsi envisager leur remplacement. Si vous décidez de confier tout ce processus à une entreprise d’archivage à Genève, sachez que nombreuses sont celles qui proposent des services complets, fiables et à des prix intéressants. Pour mieux choisir, référez-vous à leur nombre d’années d’expérience et à leur méthode. Cette initiative s’avère être une solution efficace et sera aussi pour vous un moyen de mieux vous concentrer sur vos activités tout en réalisant des économies.
