Le déménagement de bureau personnel ou d’un local d’entreprise est un changement important pour les salariés et l’employeur. De ce fait, il est primordial de bien s’organiser et de se communiquer afin de réaliser un tel projet dans les meilleures conditions et sans stress. En d’autres termes, pour déménager vos bureaux en Belgique, il vous est conseillé de suivre quelques étapes bien précises, en commençant par exemple par le recours au service d’une entreprise de déménagement professionnelle se trouvant dans votre ville en Belgique.
Anticiper les tâches à réaliser
Avant tout, le fait de déménager un bureau d’entreprise ou personnel est dans la majeure partie des cas embarrassants. Pour ne pas vous laisser submerger par les préparatifs et les taches, il est indispensable de prendre le temps de bien vous organiser. En plus d’avoir une représentation efficace et claire, l’organisation vous permet de savoir si le déménagement de bureau respecte le timing prescrit ou, au contraire, si son exécution prend du retard.
Dans cette optique, veuillez commencer par faire le point sur les taches à réaliser tout en déterminant les préavis et les délais à respecter. Ensuite, les salariés sont à informer de ce changement de local. La communication doit être efficace et simple. De cette manière, vos salariés peuvent connaître le planning de la délocalisation et adapter leur rythme de travail. Par ailleurs, si la location se base sur un contrat de bail, prévenez le propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception quelques mois avant la date de déménagement.
N’oubliez pas aussi de contrôler les éléments électroniques ou informatiques présents dans le nouveau local. Si le futur bureau dispose déjà des équipements complets, inutiles de vous encombrer d’anciens objets lors de la délocalisation. Il est également important d’informer à l’avance les tiers de votre changement d’adresse. De plus, les procédures administratives nécessaires au transfert d’entreprise doivent être anticipées pour éviter l’agacement des fournisseurs ou bien des clients.
Pour expliquer les causes de ce changement, vous pouvez par exemple communiquer à vos clients qu’il s’agit d’une nouvelle localisation qui leur offre une meilleure condition de travail. Cela dit, étant donné l’ampleur des travaux qui vous attendent dans le cadre du déménagement de votre bureau, vu que le temps que vous devez consacrer rien qu’à ce projet, l’idéal est de le confier à un expert en la matière. On fait ici référence à la prestation d’une entreprise de déménagement professionnel en Belgique. En passant, vous souhaitez connaître en détail les services proposés par ce dernier, il vous suffit de consulter son site internet pour avoir Plus d'infos.
Faire jouer la concurrence auprès des sociétés de déménagement en Belgique
La préparation du déménagement de bureau s’anticipe également sur la partie pratique du changement de locaux commerciaux. Effectivement, il est indispensable de trouver des déménageurs professionnels en Belgique pour garantir en toute sécurité la bonne manutention et le bon démontage du mobilier des bureaux. Pour bien gérer le coût de la délocalisation de votre entreprise, il est primordial de demander des devis auprès de nombreux professionnels de déménagement. Ces derniers peuvent en effet proposer de différents services concernant le changement d’adresse. Il est important alors de comparer leurs prestations.
En général, une entreprise vous propose le devis gratuit, le chargement et déchargement des affaires dans le nouveau local, l’utilisation d’un monte-meuble, l’emballage et le déballage des biens fragiles, ainsi que la réinstallation de tous les mobiliers. En ce qui concerne les cartons, vous n’êtes pas dans l’obligation de les acheter dans les magasins puisqu’ils sont déjà inclus dans le service des meilleurs déménageurs en Belgique.
Ces détails vous permettent de vérifier la qualité des prestations de chaque entreprise. Il convient alors de choisir le contrat le plus adapté pour le déménagement de votre entreprise. En outre, le prix du déménagement de bureau varie en fonction des services proposés, de la distance à parcourir et du volume de mobilier à transporter, en plus des équipements professionnels à déménager.
Sur ce, avant de proposer un devis, le déménageur vous demande des informations précises sur le volume des affaires et leurs dimensions. Certains professionnels ne donnent le devis qu’après la visite de votre bureau. Cela permet notamment d’éviter les mauvaises surprises pour les deux parties prenantes dans le projet de déménagement.
Impliquer les collaborateurs pour la préparation du déménagement
Le déménagement de bureau doit être perçu de manière positive par vos équipes. En général, il est possible de trouver un local plus adapté aux besoins des collaborateurs. Les bureaux sont plus grands et surtout plus adéquats pour permettre à chacun d’avoir un espace de travail plus agréable. Ainsi, il vous est conseillé de préparer et d’intégrer chaque employé aux transformations. Dans ce sens, vous pouvez préparer un planning avec des tâches à réaliser pour vos équipes.
À vrai dire, la préparation de la relocalisation d’entreprise se concrétise par le chargement des cartons de déménagement par les objets de la société. Avant de choisir le futur local, il est important aussi de prendre le temps d’analyser les remarques de vos collaborateurs sur le bureau actuel. Les avis négatifs et positifs peuvent alors être notés pour être réformés dans les nouveaux locaux professionnels. Une bonne manière d’impliquer réellement les équipes de l’entreprise.
Cependant, même si vous impliquez vos salariés dans la préparation du déménagement d’entreprise, il est important de savoir que certaines tâches sont uniquement réservées au déménageur professionnel. Pour garantir la sécurité de vos collaborateurs, vous ne pouvez pas par exemple leur demander de transporter les machines et les appareils industriels de votre entreprise. Seuls les professionnels en matière de déménagement peuvent réaliser cette tâche en toute sécurité.
Préparer les nouveaux bureaux et rendre les anciens aux bailleurs
Pour éviter les litiges entre locataire et bailleur, il est important de préparer les nouveaux bureaux et rendre les anciens. Avant de fermer à clé la porte de vos anciens bureaux, il convient de vérifier que ces derniers respectent les obligations indiquées dans le contrat de bail commercial. Effectivement, si vous êtes locataire, vous devez vous assurer de rendre les bureaux professionnels en parfait état. Pour cela, il est obligatoire de réparer les infrastructures abîmées et réaliser un nettoyage une fois les éléments du bureau retirés par les déménageurs.
De la même manière, pour déménager son bureau, il faut aussi réaliser un état des lieux d’entrée afin de vérifier que tous les éléments fonctionnent correctement. Pour ce faire, n’hésitez pas à contrôler les appareils électriques et électroniques, par exemple, avant de conclure le contrat de bail. Enfin, il est indispensable de vous informer à l’avance sur les modalités de la location à savoir le paiement des loyers, les préavis et les conditions de résiliation. Pour information, choisir un bureau partagé ou de type coworking décharge considérablement ces étapes.
Le transport d’un bureau lors du déménagement
Le jour J, le déménageur professionnel arrive à l’ancienne adresse de l’entreprise pour déménager son bureau. Après le démontage et l’emballage, les professionnels chargent les cartons dans le camion. L’emplacement des objets dans les camions de déménagement dépend de leurs fragilités et de leurs volumes. En général, l’entreprise de déménagement transporte en dernier les meubles et les machines industrielles plus imposants.
Ces équipements sont notamment attachés avec des sangles pour qu’ils soient stables et que leurs pieds ne se cassent pas. En tant que professionnel, le déménageur dispose tous les équipements nécessaires pour mettre en sécurité tous vos matériels. Toutefois, il vous est recommandé de vérifier l’assurance du déménageur afin de connaître si les dommages subis sur vos affaires lors du transport sont garantis et couverts.
